Kell-e nekünk e-számla?

Amióta a SzEK.org-nál átálltunk az elektronikus számlázásra, rádöbbentem, hogy még szakmai körökben is előfordulnak olyanok, akiknek a fejében elég nagy a katyvasz az elektronikus számlázás mibenlétét illetően! Pedig már külön klubestet tartottunk a témáról, illetve beszéltünk róla a tavalyi és az idei e-kereskedelem konferencián is.

Elektronikusan előállított számla és e-számla

A katyvasz fő oka, hogy összekeveredik az elektronikus számla (e-számla) az elektronikus úton előállított számla fogalmával. Amikor elektronikus számlázást emlegetünk, sokan még az utóbbira gondolnak, azaz arra, amikor a számlát elektronikus úton, valamilyen számítástechnikai eszközzel (számlázóprogram, pénztárgép stb.) állítjuk elő, de papír alapon.

Az elektronikus számlázás viszont ma már nem csak azt jelenti, hogy a számla előállítása elektronikus úton történik, hanem azt is, hogy a végtermék egy elektronikus formátumú számla, azaz e-számla. Ebben az esetben a számla eredeti példánya egy elektronikusan hitelesített digitális állomány (fájl), aminek lehet kinyomtatható formátuma is (pl. PDF fájl), de minden kinyomtatott változat csak számlamásolatnak minősül, azaz egyenértékű egy hagyományos számlázási folyamat végén született, eredeti, papír-alapú számláról készült másolattal. Az e-számla eredeti példánya viszont az elektronikus fájl marad, függetlenül attól, hogy hány elektronikus másolat készült belőle.

PKI és EDI

E-számlából is kétféle lehet: PKI (Public Key Infrastructure) és EDI (Electronic Data Interchange) alapú. A kettőt nagyon leegyszerűsítve az különbözteti meg egymástól, hogy a PKI esetében elég, ha csak a kibocsátó kezeli a számlát elektronikusan, és ennek megfelelően nem is szükséges a számla befogadójának hozzájárulása; az EDI esetében viszont egy, a két fél által közösen kialakított és definiált, zárt elektronikus számlázási rendszerre van szükség. A két típus közül csak a PKI számlához tartozik elektronikus aláírás és időbélyegző; az EDI számla esetében a számlaadatok hitelességét a két fél által használt hálózat zártsága és az EDI protokoll használatából következő integritása biztosítja, ami kizárja a rendszerbe való külső beavatkozást. Az EDI rendszernek tehát azért nem alapfeltétele az elektronikus aláírás, mert lényegében két számítógép zárt kommunikációjáról van szó. A feleknek előzetesen, írásban kell megállapodniuk arról, hogy pontosan milyen formátumot használnak, továbbá részletes technikai specifikációt kell készíteniük az EDI üzenetekről és a rendszer használatáról.

A PKI alapú számlázásnak a B2C kapcsolatokban, az EDI számlázásnak pedig a B2B kapcsolatokban van jelentősége. Az e-kereskedelem szempontjából tehát inkább a PKI számlázás a lényegesebb, és a továbbiakban is elsősorban erről lesz szó.

Technikai feltételek

Bármilyen meglepő, de az elektronikus számla fájlformátumát semmilyen jogszabály nem írja elő! Lehet szöveges fájl, PDF állomány, de akár képfájl is (ha van rá ésszerű ok), sőt: akár egyszerre többfajta kimenet is lehetséges. Azt az állományt kell elektronikus számlának elfogadni, melyet a kibocsátó elektronikusan aláírt. A többi állomány ebben az esetben kizárólag az egyszerűbb kezelhetőséget (megjelenítést, adatfeldolgozást) szolgálja.

A SzEK-klubban dr. Czöndör Szabolcs (APEH) elmondta, hogy a 46/2007. PM rendelet felhatalmazása alapján kiadott APEH közlemény azt rögzíti, hogy milyen formátumban köteles az adózó az APEH-ellenőrzés során átadni a számlákat, de ez nem függ össze a számla kibocsátásának formátumával!
A megfelelő fájlformátum kiválasztásánál tehát nem is annyira az APEH közleményt kell figyelembe venni, hanem a többi jogszabályi követelményt. Ilyenek például a kontírozási információ elhelyezése, az elévülési ideig történő olvashatóság stb. A gazdasági életben több fajta megoldás alakult ki, melyek (a teljesség igénye nélkül) a következők:

• Elektronikusan aláírt XML fájl és a hozzá csatolt PDF dokumentum (mely a számla képi megjelenítését szolgálja). A kontírozási információt ebben az esetben az XML fájlhoz hozzáírják, majd az egész fájlt újból aláírják, és az összes fájlt megőrzik.
• Csak egy elektronikusan aláírt PDF készül, mely tartalmazhatja az APEH ajánlásnak megfelelő XML-t, de akár egy excel fájlt vagy teljesítés igazolást is. Kontírozásnál végig ehhez a fájlhoz fűzik hozzá a feldolgozási információkat.
• Az elektronikus aláírás és az elektronikus számla egyetlen speciális dokumentumban található, melyet egy speciális programmal lehet csak megnézni.

Befogadói oldalon természetesen papír-alapon is lehet kontírozni a számlát, de az elektronikus formátumot ettől függetlenül meg kell őrizni a törvényben meghatározott ideig.

Miért jó?

Az elektronikus számla legnagyobb előnye, hogy lényegesen olcsóbb az előállítása, kezelése, tárolása, célba juttatása, mint egy papír-alapú számlának. Minél nagyobb a számlaforgalom, természetesen annál nagyobb az elérhető megtakarítás is. Csupor Erik, a Vatera.hu ügyvezetője a VI. Elektronikus Kereskedelem Konferencián tartott előadásában például elmondta, hogy a cég számlakibocsátással járó költségei az elektronikus számlázás 2008. júliusában történt bevezetésekor több mint 93%-kal csökkentek! Azaz a júliusi számlázási költségek a júniusinak a 7%-át sem érték el! (Mellesleg úgy, hogy közben megnőtt a kibocsátott számlák darabszáma is, mivel korábban csak akkor állítottak ki számlát, amikor a fizetendő összeg elérte az ezer forintot.)

Hol érdemes használni?

Az e-kereskedelmen belül elektronikus számlázást lényegében mindenhol érdemes használni, bár amikor fizikai áruküldés is van, akkor a költségcsökkenés nyilván kevésbé látványos, mert valamilyen bizonylat mindenképpen utazik a csomaggal együtt. Persze már az is nagy megtakarítást tud eredményezni, ha a könyvelést állítjuk át elektronikus számlafeldolgozásra, így megspórolva a második példány kinyomtatását.
A leglátványosabb az eredmény viszont az elektronikus termékek vagy szolgáltatások értékesítésénél, ahol maga a teljesítés nem kíván fizikai kontaktust. Itt lényegében teljes egészében megszüntethető mindenfajta fizikai tevékenység, azaz a teljes ügyvitelt elektronizálni, és ezáltal nagy mértékben automatizálni lehet.

Megvalósult példák

Bár az Index nemrégiben megjelent cikke szerint hazánk - miért nem vagyok meglepve?! - Csehország és Oroszország mellett azon országok közé tartozik, ahol a lakosság körében: 76-80% azok aránya, akik a jövőben is postán szeretnék megkapni számláikat, mégis akadnak pozitív kezdeményezések a témában. Amellett, hogy több közműszolgáltató is bevezette az e-számlát (bár nem mindig könnyű hozzájutni, lásd ezt a posztot), teljesen logikus - bár mamutcégeknél mégis szokatlan - módon létrejött két online díjbeszedő is, az egyik a Díjbeszedő Zrt. vállalkozásában Díjnet.hu néven, a másik a Magyar Telekom vállalkozásában, Tavszamla.hu néven. Én az utóbbit használom, teljesen jól működik és magától értetődőnek tartom, hogy e-business-szel foglalkozóként ilyesmit használjak. (Minden sárgacsekkel szaladgáló kollégám most mélyen nézzen magába. :-))

És mi van a kis cégekkel? Akiknek ugyebár múltkor bátorkodtam azt tanácsolni: a XXI. században ne bénázzanak számlatömbbel. Nos, nekik is nyitva áll a lehetőség, anélkül, hogy tetemes beruházásba fognának: az általam használt Számlázz.hu, de tudomásom szerint több más online számlázórendszer is tud elektronikus számlát kiállítani.

30 milliárd számla

Barcsay Erik (BigFish) előadásában a VII. Elektronikus Kereskedelem Konferencián - ahol történetesen az e-számlázásban rejlő hatékonyságnövelési lehetőségről beszélt - kivetített egy diát, amin elképesztő számok voltak láthatóak.

Eszerint Európában kb. 30 milliárd számla készül évente! Ezek közül e-számla volt 2005-ben 304 millió, 2006-ban 421 millió, 2007-ben 730 millió, 2008-ban 1 milliárd és 2009-ben kb. 1,3 milliárd. Az EU számításai szerint 2012-ig kb. 6 milliárd darabra, azaz 20%-ra nő az e-számlák aránya. Ez több dolgot is jelent: egyrészt legalább 12 milliárd db. papírlappal kevesebb fogy majd 2012-ben, másrészt viszont 6 milliárd darabbal több elektronikus aláírást és időbélyegzőt fognak kibocsátani - azaz több fa marad életben, és vélhetően érdemes az e-számlázási iparágban helyet keresni.