Ne bénázzunk számlatömbbel!

Kézzel kitöltendő, önindigós számlatömböt ma már csak vízvezeték-szerelők, takarító kisiparosok, piaci kofák és vendéglátóipari muzsikusok használnak - gondoltam magamban, de nemrégiben találkoztam egy webes munkákból élő vállalkozóval, aki bizony még a klasszikus, sárga, 50x3 lapos Egyszerűsített készpénzfizetési számla című nyomtatványt töltögette számlaadáskor. Persze, akár respektálható érv is lehet, hogy évi egy-két tucatnyi számlánál nem éri meg számlázó-szoftvert venni, de ma már erre sincs szükség: az interneten több, ingyenes verziót is kínáló webes számlázóprogram található. (Más kérdés, hogy melyik mennyire megbízható.)

Mi az, hogy webes számlázóprogram?
Az első elterjedt web-alapú alkalmazás a webmail volt. Ma már rengetegen nem is használnak - adott esetben nem is ismernek - levelezőklienst, hiszen a szélessávú internet térhódításával az offline levelezés lehetősége jelentőségét vesztette. A tárhely mérete sem jelent már gondot: a Gmail-es postafiókok szinte megtölthetetlenek. A webes levelezést a Google-nak hála követte a naptár, a szövegszerkesztő és a táblázatkezelő webes változata, így ma egy kisebb vállalkozás - ha elég bátor és innovatív - könnyedén elvan kliensoldali Outlook meg Office nélkül.

A webes számlázóprogram ugyanazon az elven működik, mint a fenti példák: a gépre telepített szoftver helyett egy webes felületen keresztül használhatjuk a programot. Minden adatot egy szerver tárol központilag, de természetesen készíthetünk magunknak másolatot is. Az elkészült számlákat kinyomtathatjuk a saját nyomtatónkon, de akár PDF-ben is elküldhetjük a vevőnek, hogy nyomtassa ki ő saját magának. Ez ugyan egy APEH állásfoglalás szerint szabálytalan, de nem Magyarországon lennénk, ha szabályos lenne, hiszen egyszerűbbé tenné az életünket. Egyébként már jó pár éve nem tartozik a számla kötelező elemei közé a pecsét és aláírás, tehát ha a vevőnk kinyomtatja magának a PDF-et és beteszi a könyvelésébe, akkor akár tetszik az APEH-nak, akár nem, az egy tök szabályos számla lesz. (Mert hogy megállapíthatatlan, hogy szabálytalanul jött létre.)

Miért jó?
A webes programok fő előnyeként mindig azt szokták felhozni, hogy bárhonnan elérhetők, ahol van internetkapcsolat. A webes számlázó esetében ehhez még fontos tényezőként azt is hozzátenném, hogy platformfüggetlen! Ennek persze rövid távon csak az olyanok számára van jelentősége, akik nem használnak Windows-t, de egy számlázóprogram esetén érdemes belegondolni abba is, hogy hány éven keresztül kell megőriznünk a számla-fájlokat, és az előállításukhoz használt programot! A webes rendszernél viszont a program és a környezet adott, az üzemeltető gondoskodik nem csak a frissítésről és karbantartásról, hanem a biztonsági mentésről is.

A webes számla e-számla?
Nem feltétlenül! A webes számlázóprogramok alapértelmezésben ugyanolyan, papír-alapú számlát készítenek, mint bármely számlázó-szoftver, ami lokálisan, a gépünkön fut. De természetesen vannak olyan webes számlázóprogramok, amelyek tudnak e-számlát is előállítani.

Bízzam másra a bizalmas adataimat?
Mindenféle biztonsági aggályokat hallottam másoktól, pl. hogy így a cégem, vállalkozásom érzékeny adataihoz hozzáfér egy idegen; továbbá, hogy az adataim - az internet mégiscsak egy nyitott hálózat lévén - így nincsenek annyira biztonságban.
Az első aggályra azt tudom mondani: aki azt hiszi, hogy a Windows-os gépén nagyobb biztonságban vannak a fájljai, mint egy internetes szerveren (ahol általában nem Windows fut), az rettenetesen naiv. A másodikra pedig azt: szerintem számlatömböt ellopni, elhagyni sokkal egyszerűbb és mindennaposabb, mint szervert törni.
Egyébként vannak bizalmon és bizalmatlanságon alapuló társadalmak, érdemes megnézni, melyik milyen gazdasági teljesítményt nyújt. Amúgy semmi sumákság nincs a számlázásomban, kisebb veszteség, ha viszik az adataimat, mint amekkora kényelmetlenség egy számlatömb.

(Jómagam - és biztatásomra több ismerősöm is - a Számlázz.hu szolgáltatását használom, amely a fentieken túl még azzal az előnnyel is rendelkezik, hogy képes elektronikus számlát is előállítani.)