Hogyan könyveljük az e-kereskedelmet?

Az elektronikus kereskedelmi (csomagküldő) tevékenységet végző cégek könyvelésére nem vonatkoznak speciális szabályok, ám érdemes néhány dolgot a hagyományos kereskedelemtől eltérően könyvelni. Minden vállalkozásnak kötelező elkészíteni a saját számviteli politikáját, de sok cég ezt nem teszi meg, csak ha ellenőrzés van, akkor nyomtatnak ki egy sablonszöveget az internetről. Pedig egyes költségek és bevételek elszámolására, továbbá a főkönyvi osztályok kialakítására viszonylagos szabadságot biztosít a számviteli törvény, így a működésünk specialitásainak megfelelően tudjuk azokat testre szabni. Ennek elsődleges haszna, hogy az amúgy is kötelezően vezetendő könyvelésünk így képes az üzletmenetről is hasznos adatokat szolgáltatni. (Ezt a mondatot egy olyan ország lakója, ahol rendben van az adómorál, nem is értené.)

E-kereskedelemről lévén szó véleményem szerint alapelv kell legyen az elektronikus feladás, azaz a kimenő számláink adatainak konvertálása a könyvelési rendszerbe. A számlák kézi feldolgozása költséges, fárasztó és igen nagy a hibázás lehetősége is.

Fontos még a bevételek szétválasztása. Ésszerű külön könyvelni az értékesítésből, illetve a kapcsolódó szolgáltatásokból (pl. szállítási, utánvéti díj) származó bevételeinket. Ennek egyrészt azért van jelentősége, mert a szállítási díj közvetített szolgáltatás, így az iparűzési adó kiszámításánál más elbírálás alá eshet; másrészt ha az üzleti tervezésnél a teljes bevételt vesszük figyelembe, akkor alaposan becsaphatjuk magunkat, hiszen a szállítási díjjal szembeállítható költségstruktúra egészen más, mint amit az értékesítési bevétellel állíthatunk szembe, ráadásul más paraméterek határozzák meg!

Az értékesítéssel szemben felmerülő költség az eladott áruk beszerzési értéke (könyvelői nyelven: ELÁBÉ), ami lineárisan összefügg a bevétellel. Azaz minél több árut adunk el, annál többet kell beszereznünk. Ha az árrésünk 20%, akkor 100 egység értékesítési bevételhez biztosan kell 80 egység beszerzési kiadás, 300 egységhez pedig 240 egység kiadás.

A vevőknek felszámított szállítási díj viszont általában nem lineárisan függ össze a bevétellel (hacsak nem úgy határozzuk meg, hogy a szállítási díj mindig a vásárlási érték adott százaléka, de ez nem gyakorlat és nem is lenne ügyfélbarát), és az összefüggés költségoldalon sem lineáris. Nagyon leegyszerűsítve, ha 100 egység értékesítési bevételhez 10 egység szállítási költség társul, akkor 300 egység értékesítési bevételhez csak akkor társul 30 egység szállítási költség, ha a bevételnövekedést teljes mértékben a vásárlások számának növekedése okozta. Viszont ha a növekedés abból fakad, hogy kétszer annyian vásároltak, mint eddig, és átlagosan 50%-kal nagyobb kosárértéket, akkor nem háromszor, csak kétszer annyi szállítási költséggel kell számolnom.

Annak érdekében, hogy a könyvelésben mindig lássuk, hogy a bevételeink és a hozzájuk tartozó költségstruktúra milyen hasznot vagy veszteséget eredményez, célszerű mindkét oldalt költségtípustól függően külön főkönyvi osztályokon nyilvántartani. Az értékesítés bevételeivel szemben könyveljük a beszerzési költségeket, a kapcsolódó szállítási díj felszámításából származó bevétellel szemben pedig mindazokat a költségeket, amik ehhez tartoznak: a futáros vagy postai szállítás díja, az esetleges biztosítási felárak, az utánvéti díj vagy a bankkártyás fizetés jutaléka, végül ide tartoznak a csomagolóanyagok költségei is (csomagolópapír, boríték, ragasztószalag).

A legtöbb webáruház kedvezményt nyújt vevői számára. A százalékos kedvezményeknél az adóhivatal beleköthet abba, hogy kinek miért milyen mértékű kedvezményt nyújtunk. Legyen világosan, követhetően szabályozva és feltüntetve a nyújtott kedvezmény mértéke és oka. Ellenkező esetben az adóhivatal adóhiányt állapíthat meg az egyedi kedvezmény áfa-tartalmának mértékéig.

Szintén fontos szabályozni a hűségpontok levásárlását. Amennyiben hűségpontot csak vásárlással (azaz pénzköltéssel) lehet szerezni, akkor ez pontlevásárláskor utólagosan érvényesített kedvezménynek minősül, de a számlán negatív tételként fel kell tüntetni. (Azaz termék ára: 100 Ft, pontkedvezmény mértéke -100 Ft, fizetendő 0 Ft.) Ilyenkor adófizetési kötelezettség nincs, mivel az adót akkor megfizettük, amikor a pontkedvezmény alapját nyújtó vásárlás megtörtént. Más a helyzet akkor, ha pontokat vásárlás nélkül is lehet szerezni, például regisztrációval vagy ajánlással. Az így szerzett pontok beváltásakor a vevő nem utólagosan érvényesített kedvezményt kap - hiszen a pontot nem pénzköltés után kapta -, hanem ajándékot, ami után a szokásos adókat kell befizetni. Fentiek miatt nem javaslom az aktivitásért kapható pontok alkalmazását, vagy ha van ilyen, akkor azt célszerű a vásárlásért kapható pontok rendszerétől elkülönítetten kezelni. Ellenkező esetben számíthatunk rá, hogy egy adóellenőrzésnél az egész rendszert ajándékozásnak minősítik, és minden pontlevásárlás után adófizetési kötelezettséget állapítanak meg.

Az üzleti terveinkben szereplő bevétel és költségszámítások általában különböző változókon, és azok alakulásának becslésén alapulnak. Ilyenek a konverzió, az átlagos kosárérték, a vevők (tranzakciók) száma stb. Az üzleti tervünket adjuk át a könyvelőnek és kérjük meg, hogy az ott alkalmazott bevétel- és költségfelosztásokat követve alakítsa ki a főkönyvi osztályokat. Így már év közben, anélkül, hogy mindig mérleget készítenénk, egyszerűen a főkönyvi kivonatokat böngészve, folyamatosan képet kaphatunk az üzleti adataink alakulásáról. Figyelhetjük például, hogy milyen viszonyban van egymással a felszámított szállítási díjból származó bevétel és az összes szállítással kapcsolatos költség. De képet kapunk az árrés, a készletek és minden fontos üzleti mutató alakulásáról.

A fentiekből kiderül, hogy a jó könyvelés sokat segíthet a menedzsmentnek. De ki könyveljen? Ez mindig nehéz kérdés. Az elektronikus kereskedelem fejlődése még nem tart ott, hogy a piac tele legyen e-kereskedelem könyvelésére szakosodott irodákkal. A nagyobb e-kereskedők már saját könyvelési osztályt tartanak fenn, de a középmezőnyben lévő 2-300 webáruháznak ez nem érné meg. Érdemes tehát olyan irodákat keresni, akiknek az ügyfelei között vannak e-kereskedők, így szereztek tapasztalatot a terület specialitásairól.

Remélem sikerült néhány újdonsággal, ötlettel szolgálnom. Most van január vége, az első hónap könyvelését még csak a következő hetekben fogják a kereskedők lezárni. Még érdemes változtatni!